Hinter den Kulissen: So geht es in der Mercedes-Hospitality zu

(Motorsport-Total.com) - Seit die Formel 1 beim Großen Preis der USA 2012 zum ersten Mal auf dem Circuit of the Americas Station gemacht hat, hat sich die Strecke unter den Fahrern, Teams und Fans als einer der Lieblingsaustragungsorte im Kalender etabliert. Oberflächlich betrachtet kann die Party-City Austin womöglich nicht ganz mit dem offensichtlichen Glamour von Rennen wie Monaco und Singapur mithalten. Aber kein Rennen im Kalender ist für die Teams eine größere Herausforderung mit Blick auf die Marketing-Aufgaben.

So ist die Mercedes-Hospitality für das Rennen am Wochenende voll ausgebucht. Das bedeutet: Das Team empfängt im Verlauf des dreitägigen Rennwochenendes mehr als 1.000 Gäste. Von Freitag bis Sonntag werden 210 VIPs den Luxus der Silberpfeil-Lounge - der Paddock-Club-Suite des Teams mit Blick über die Silberpfeil-Box - genießen. Zusätzlich werden an jedem der drei Tage 40 weitere Gäste in der Paddock-Hospitality des Teams bewirtet.

Auch die internationalen Medienvertreter sind hier willkommen. Dadurch steigt die Anzahl der Menschen, die das Team hier begrüßt, auf 150 Personen pro Tag - und all das ohne die Vorteile des geräumigen Motorhomes, das wir von den Europarennen kennen. Im Verlauf einer voll ausgefüllten Woche beim US-Grand-Prix serviert das Team rund 1.700 Mahlzeiten. Das sind von Freitag bis Sonntag 500 Mahlzeiten pro Tag für Medienvertreter, Paddock-Club-Gäste und andere Team-VIPs.

Das Programm kann es also durchaus mit dem der Ingenieure aufnehmen. Um dies zu bewerkstelligen, sind für das Team 14 Marketing-Mitarbeiter an der Strecke im Einsatz - angefangen bei Führungskräften der Partner-Services bis zum Hospitality-Manager. Unterstützt werden sie von 13 Hospitality-Mitarbeitern, die gemeinsam sechs Sprachen sprechen.

Ein typischer Tag für einen Paddock-Club-Gast beginnt mit einer Begrüßung in der Silberpfeil-Lounge. In der Folge werden die Gäste mit Kommentaren und Einblicken der Experten und Moderatoren des Teams unterhalten. Danach erhalten sie den ultimativen Blick hinter die Kulissen des Teams sowie eine ausführliche Boxen-Führung.

Einige wenige Glückliche unter ihnen dürfen dann eine Live-Session aus dem Zuschauerbereich des Teams in der Box verfolgen. Dieser exklusive Bereich bietet Platz für zehn Gäste und ist im hinteren Bereich der Box untergebracht. Von dort erhalten die Gäste einen Einblick in die Abläufe des Teams an der Strecke. Die Gäste erhalten auch die Gelegenheit, die Fahrer zu treffen und lassen alles beim Abendessen und Drinks ausklingen.

Die ersten Planungen für den US-Grand-Prix begannen bereits lange bevor der W08 im Februar zum ersten Mal auf die Strecke ging. Die ersten Reservierungen gingen im März ein. Zwei Wochen vor dem Rennen verpackt und verschickt das Hospitality-Team die 210 Gäste-Tickets in individuell gestalteten und für jeden Partner personalisierten Boxen. Zudem bereiten sie für jede dieser Partner-Gruppe einen minutengenauen Zeitplan vor.

Die Arbeiten an der Silberpfeil-Lounge beginnen am Sonntag vor dem Rennen. Dann wird die Suite, die im einzigartigen Design des Teams passend zum Motorhome gehalten ist, von Grund auf neu aufgebaut. Der komplette Aufbau der 360 Quadratmeter großen Suite dauert in Austin fast fünf Tage. Dafür arbeitet eine Crew von sieben Personen rund zehn bis zwölf Stunden pro Tag. Noch beeindruckender ist womöglich die Tatsache, dass die nötige Ausstattung in 74 Frachtboxen von Rennen zu Rennen transportiert wird.